Posso consultar processos do candidato antes de contratar um empregado?

• LGPD (Lei 13.709/2018). O tratamento de dados deve ter finalidade legítima e informada, ser adequado a essa finalidade e limitado ao mínimo necessário (art. 6º). Para dado tornado público, considera-se a finalidade e o interesse público que justificaram a publicidade (art. 7º, §3º).
• Proibição de discriminação. A Lei 9.029/1995 veda práticas discriminatórias na admissão, por motivos como sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, idade, entre outros (art. 1º).
• Antecedentes criminais. O TST fixou tese (Tema 1 dos recursos repetitivos) de que exigir certidão de antecedentes criminais é ilegítimo e pode gerar dano moral quando não houver lei que a exija nem justificativa pela natureza do ofício ou grau especial de confiança. Para função comum, a exigência genérica é arriscada. A tese e o andamento do caso (IRR-243000-58.2013.5.13.0023) constam da tabela de casos repetitivos do TST mantida pelo TRT-3.

Fontes: LGPD no Planalto e Lei 9.029/1995 no Planalto. Em dúvida, consulte advogado trabalhista ou o seu encarregado de dados.

• Ações trabalhistas contra empregadores anteriores. É o ponto mais sensível. Ter processado um empregador é exercício de direito, e eliminar candidato por isso tende a ser visto como discriminação. Evite usar como critério.
• Ações cíveis. Cobrança de dívida pode ter relação com cargo que lida com dinheiro, estoque ou contas; ainda assim, avalie proporcionalidade e peça explicações.
• Execuções e processos ligados à função. Processo por fraude, apropriação ou dano em empregos anteriores pode importar a vaga de confiança, mas precisa de leitura do caso: quem é parte, qual o resultado, há quanto tempo.
• Processo não é condenação. Nome em processo pode ser de homônimo, de vítima ou de autor.

1. Defina a finalidade por escrito e se a vaga justifica a consulta (cargo de confiança, acesso a valores).
2. Informe o candidato e, na política da empresa, obtenha ciência ou autorização quando fizer sentido.
3. Consulte só o necessário: por CPF, com confirmação do processo no tribunal (portal do TRT ou TJ), nunca por senha ou login do candidato.
4. Confira se é mesmo ele pelo CPF e pelas partes, por causa de homônimos.
5. Ouça o candidato antes de decidir e registre o motivo da decisão.
6. Guarde só o necessário e por tempo limitado.

• Exigir certidão negativa de tudo para função simples.
• Montar lista de candidatos que processaram empregadores.
• Compartilhar prints do candidato com terceiros.
• Decidir só pelo número de processos, sem ler o conteúdo.

A consulta é uma etapa entre outras: entrevista, referências autorizadas e teste da função continuam sendo a base. Veja o checklist pré-admissão.

• CNJ
• Portal Comunica / DJEN

• Checklist pré-admissão: processos do empregador
• Background de candidato e LGPD: limites práticos
• O que o RH pode ver legalmente de candidato com reclamação antiga
• Antecedentes e processo criminal

A consulta por CPF é triagem e não substitui certidão oficial.