Como empresas podem pesquisar antecedentes de candidatos

No julgamento do Tema 1 de recursos repetitivos (IRR-RR-243000-58.2013.5.13.0023), o TST firmou que não é legítima, e caracteriza lesão moral, a exigência de certidão de antecedentes criminais quando não houver previsão legal, quando a natureza do ofício não a justificar ou quando o cargo não exigir grau especial de confiança. Fora dessas hipóteses, o dano moral é presumido, mesmo que o candidato não seja contratado. A tese cita como exemplos de funções em que a exigência pode ser justificada: empregados domésticos, cuidadores de crianças, idosos ou pessoas com deficiência, motoristas rodoviários de carga, trabalhadores que lidam com armas, entorpecentes ou informações sigilosas, e bancários. Veja a tese no site do TRT da 6ª Região.

Na prática: a vaga de caixa ou de cuidador de idosos tem justificativa mais fácil do que a de auxiliar de almoxarifado ou de serviços gerais.

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) pede boa-fé e princípios como finalidade (propósito legítimo, específico e informado ao titular), adequação e necessidade (tratar o mínimo necessário), no art. 6º. O art. 7º lista as bases legais, como consentimento, cumprimento de obrigação legal ou regulatória e legítimo interesse. Mesmo dados de acesso público devem ser tratados considerando a finalidade, a boa-fé e o interesse público (art. 7º, §3º).

Isso significa que a empresa deve saber por que consulta, informar o candidato e guardar o resultado só pelo tempo necessário. O encaixe de cada base depende do caso; dúvidas devem ser levadas a advogado ou ao encarregado de dados da empresa. Veja também background de candidato e LGPD.

• Processos públicos pelo CPF ou nome: use a consulta por CPF ou a busca por nome. Cuidado com homônimos: confirme se o processo é do candidato.
• Processos trabalhistas: aparecem nas consultas, mas ter ajuizado ação contra ex-empregador não deve, por si, ser motivo para recusar alguém (isso pode ser visto como discriminação). Veja empresa pode consultar processo trabalhista antes de contratar.
• Antecedentes criminais: processo criminal em andamento não é condenação. Entenda a diferença em antecedentes criminais e processo criminal e antecedentes criminais no emprego.
• Certidões: se a função justificar, o candidato pode ser solicitado a apresentar certidões. A consulta de processos não substitui certidão oficial.

• Política escrita, igual para todos os candidatos da mesma função, definindo quais cargos exigem verificação e por quê.
• Comunicação ao candidato sobre o que será consultado e para quê, antes de pesquisar.
• Proporcionalidade: quanto mais sensível a função, mais justificável a checagem.
• Análise individual: resultado de busca é um sinal a investigar, não decisão automática. Dê chance de explicação.
• Sigilo e prazo de guarda definidos; acesso restrito ao RH e ao gestor necessário.
• Evitar fontes ilegais, como compra de dados de bases irregulares.

• Background de candidato e LGPD: limites práticos
• Antecedentes criminais no emprego: limites
• Atestado de antecedentes x consulta de processos
• Empresa pode consultar processo trabalhista antes de contratar

A consulta é informativa e não substitui certidão oficial.