Como centralizar as intimações de filiais no mesmo CNPJ

Uma empresa com muitas unidades recebe comunicações por canais diferentes: o Domicílio Judicial Eletrônico, o Diário de Justiça Eletrônico Nacional (DJEN), o sistema do próprio tribunal e, às vezes, carta ou oficial de justiça. Cada filial pode ter sido citada no seu endereço. Quando ninguém olha o conjunto, a decisão chega à loja e para na gaveta.

Segundo a regulamentação do CNJ (Resolução 455/2022, alterada pela Resolução 569/2024), o Domicílio Judicial Eletrônico é usado para citações e comunicações que exigem ciência da parte, enquanto o DJEN cuida das publicações.

O Código de Processo Civil (art. 246) obriga empresas públicas e privadas a manter cadastro nos sistemas de processo eletrônico para receber citações e intimações. Se a empresa não confirmar a citação eletrônica em até três dias úteis, ela é feita por outro meio (correio, oficial de justiça ou edital), e a falta de confirmação sem justa causa pode gerar multa de até 5% do valor da causa. Confira o texto vigente no portal do CNJ, porque as regras já foram alteradas mais de uma vez. O cadastro de filiais como destinatárias separadas não foi possível de confirmar em fonte oficial: trate esse ponto como dúvida e pergunte ao tribunal ou ao suporte do sistema.

1. Liste todos os CNPJs. Matriz e filiais, com número completo (14 dígitos) e endereço. Use a consulta por CNPJ para ver processos ligados a cada um e confira se o raiz é o mesmo, como explica o guia sobre CNPJ raiz e CNPJ completo.
2. Defina quem recebe. Dois responsáveis (jurídico e financeiro ou sócio), nunca só uma pessoa. Registre quem tem acesso e troque o acesso quando alguém sai.
3. Padronize contatos. Um e-mail de grupo da empresa para o cadastro, com alerta no celular, não o e-mail pessoal de um funcionário.
4. Oriente as filiais. Gerentes devem encaminhar qualquer carta, mandado ou visita de oficial de justiça no mesmo dia para o jurídico.
5. Tenha uma planilha única. Número do processo (CNJ), tribunal, filial envolvida, tipo de comunicação, data de ciência e quem cuida.
6. Confira o DJEN. Pesquise o nome da empresa e dos advogados no portal com a frequência que o volume de processos exigir.

Nem sempre. Em processo, a parte indicada pode ser a filial, a matriz ou os dois, e a citação em um endereço não resolve a dos outros. O que decide é quem consta como réu ou autor no processo, e isso se confirma abrindo os autos. Quem controla só a matriz pode perder prazo de processo registrado contra uma filial.

Reunir a gestão não é a mesma coisa que unificar as ações. Cada processo segue o seu rumo, e a estratégia (por exemplo, juntar defesas ou contratar o mesmo escritório) é decisão do advogado do caso. O que se centraliza é a informação: quem recebeu, quando e qual é o prazo.

• Achar que o e-mail cadastrado na Receita é o mesmo do Domicílio.
• Deixar o acesso com uma pessoa que já saiu da empresa.
• Confundir CNPJ de filial com o da matriz na hora de pesquisar.
• Tratar a mensagem recebida como intimação sem entrar no sistema oficial para confirmar.

• Como acompanhar processos de filiais
• CNPJ raiz e CNPJ completo em processos
• Como configurar alerta de publicação no DJEN
• Alterar responsável no Domicílio Judicial da empresa

Fontes oficiais: Portal Comunica / DJEN, CNJ e CPC no Planalto.